Augmenter sa productivité, mieux gérer son temps et son stress

C’est la période estivale, qui est bien plus calme que le reste de l’année pour le boulot, et qui me permet de réfléchir aux derniers mois (je ferais très prochainement un post de bilan de mon premier exercice, qui fini fin août) et à mes process de travail.

Comme mon petit blog n’est pas un blog qui a pour but de vous fourguer des ebooks sur la productivité et la gestion de son temps et de son argent, je vais me contenter d’un seul billet court sur ce sujet.

Voici donc mes basiques, forgés sur une expérience mixte : milieu académique et privé, grouillot de base puis mon propre patron, etc. Bien évidemment j’ai parfois grossi le trait pour me faire parfaitement comprendre.

L’importance de la routine

Une chose qui me parait très importante, c’est d’avoir une routine de travail. Il y a divers degrés de « routinisation », avec les vrais warriors qui vont avoir des horaires très stricts, tandis que d’autres comme moi n’aurons que des guides « comportementaux » assez lâches.

Pour continuer sur mon propre exemple, mes routines sont simples :

• Pas plus d’une grosse tâche par jour. Je fais plein de listes, mais sur ces listes, jamais plus d’une tâche longue et pénible par jour. Pourquoi ? Parce qu’une fois qu’elle est finie je suis en mode « pas envie de bosser » et donc je peux faire du tout venant (factures, administratifs, mails) mais pas plus.
  C’est également pour cela que cette tâche longue et pénible est l’une des dernières de la journée. Ce dernier point est controversé : Brian Tracy (référence plus bas) donne exactement le conseil inverse, car cela permettrait de se bourrer le mou grâce au sentiment d’accomplissement à l’issue de la tâche. Si vous ne pouvez travailler que grâce à ce genre d’incitative, il est temps de changer de métier.
• Pour les autres tâches, le tout est de les faire au moment le plus adapté selon son rythme personnel. Je commence toujours ma journée par filtrer mes mails en buvant mon café. Puis ensuite je réponds et assure le travail administratif.
  une fois que c’est fini, je fais mon travail de R&D : lecture de la littérature, réflexion, écriture des articles, etc. Sur la fin de la journée, je fais le travail pénible. Pour moi il s’agit généralement d’écrire les rapports et divers livrables (j’avoue, ce n’est pas ce que je préfère).
• Je n’ai aucun horaires, ils sont pour moi une contrainte, j’ai choisi de m’en affranchir. En contrepartie, je n’ai pas d’horaires, et donc si il faut travailler jusqu’à 3h du matin pour finir un rapport et se lever à 6h pour partir le présenter, et bien c’est ainsi (j’ai une relieuse dans mes bureaux ^^).

Segmenter son travail

Sur ce point les avis diffèrent. Guillaume préfère je crois le monotasking alors que je suis plutôt pour le multitasking.

Si comme moi vous êtes pour le multitasking, je vous conseille de segmenter votre temps de travail, en accord avec votre capacité de concentration. Personnellement, pour du travail nécessitant de la réflexion je fais des séquences de 45 minutes, pour du travail plus simple je fais des séquences d’1h15 environ. Entre deux séquences je fais une pause de 5 à 15 minutes, je ne compte pas vraiment.

Se mettre des deadlines

Une pratique directement issue du milieu académique : la deadline qui tue vraiment. Chaque tâche doit avoir une deadline, et je vais vous dire un secret : je ne commence aucune tâche qui n’a pas de deadline associée (si vous êtes un de mes clients, vous avez forcément reçu un « et quelle est la deadline ? » 30 secondes après l’envoi de votre demande).

Quand la deadline est atteinte, on arrête de bosser et on livre, sauf cas de force majeure. Oui, on livre donc des choses moins abouties qu’espéré, mais c’est la vie.

Bien sûr, si votre client a un budget illimité et un temps infini, vous pouvez peut-être procéder autrement, ou pas.

Suffisamment bien versus parfait

voici l’exemple typique de discours à l’américaine, qu’on retrouve par exemple chez Steve Pavlina. Sur ce point particulier je suis 100% en phase avec lui. Au delà d’un certain stade il n’est pas intéressant de rajouter du temps de travail pour finaliser une tâche, car le delta de qualité obtenue n’est pas intéressant.

Il y a une explication à cela, c’est la théorie des rendements décroissants, mais vu qu’on est pas là pour faire un cours d’économie, je n’en dirais pas plus.

Retenez simplement qu’il faut se limiter sur les finitions, car ce n’est plus productif au delà d’un certain stade. Si vous appliquez la règle de la deadline, elle s’appliquera généralement avant d’arriver à celle-ci.

Se décider vite

Autre conseil de Steve Pavlina : il faut prendre rapidement les décisions. Il conseille même de ne pas consacrer plus de 60 secondes à la prise d’une décision.

Sur le timing on atteint le nawak, mais l’idée est là : l’incertitude est une source de stress très importante (pour moi c’est la pire) et on s’en libère en prenant les décisions, cqfd. Mon mantra est « la bonne décision, c’est celle qu’on prend », que je double, tel le sphinx, d’un « la peur n’évite pas le danger ».

Le seuil d’indifférence

Je ne sais plus où j’avais lu ce conseil que j’avais trouvé débile de prime abord, et que j’applique désormais : chacun a un seuil d’indifférence financier, qu’il faut utiliser.

Je m’explique : à un certain niveau de vie, il y a des sommes qui finissent par devenir indifférentes. Vous allez au bistrot, le café est à 1 euros, ou 1,1 euros ou 1,5 euros. Est-ce que votre comportement d’achat change ? probablement pas, ces trois sommes vous sont indifférentes, tout comme le seuil de 1,5 euros.

Pour éviter du stress inutile, trouvez votre seuil d’indifférence financier, et à chaque fois que vous aurez une dépense sous ce seuil, ne discutez pas, ne réfléchissez pas, car de toute façon, même si le prix baisse, vous n’en tirerez aucune joie, et donc votre seule alternative est entre « je m’en fous » et « je suis énervé », personnellement je préfère la première.

Le seuil n’est pas nécessairement le même selon qu’on parle des finances de votre entreprise ou des vôtres, mais dans tous les cas il existe (mais il est peut être très près de zéro)

Voilà, je vous ai donné mes supers conseils de productivité, maintenant vous pouvez troller autant que vous voulez dans les commentaires !

Références (oui, de l’affiliation amazon…)

Avalez le crapaud par Brian Tracy.
Steve Pavlina: The Unauthorized Biography par Thomas Baker.